5個整理技巧+3個正確觀念,讓辦公桌不再混亂,提升工作效率吧
5個辦公桌整理技巧

5個整理技巧+3個正確觀念,讓辦公桌不再混亂,提升工作效率吧

「等下就要開會了,昨天印的資料怎麼不見了?」
「昨天剛買的筆怎麼又不見了?」

每天忙碌的工作,不知不覺中,辦公桌就堆起了一座『文件山』,明明就已經很多事情要處理了,卻還要在文件山裡面找那份重要的文件,或是不小心在文件山裡面找到失蹤已久的文具,這種情況是不是非常惱人呢?

你很常發生以上描述的狀況嗎?
如果是的話,是時候該好好整理你的辦公桌囉!

在這篇文章裡面要來跟各位分享:

  • 『辦公桌如何影響我們的工作效率』
  • 『5個行動』
  • 『3個正確觀念』

讓大家好好整理辦公桌之後,還能繼續保持辦公桌的整潔,
讓工作效率持續提升,激發最大的工作潛能。

延伸閱讀:5個技巧創造舒服的自宅辦公空間

延伸閱讀:【2019告別凌亂辦公桌】8個收納小物、螢幕架精選推薦,讓你的桌面清爽不再混亂

整潔的桌面整理
整潔的桌面整理 (圖 / https://grovemade.com )

辦公桌如何偷偷影響我們的工作效率?

成功人士這樣整理辦公桌》一書中就有提到,辦公桌整不整齊,將嚴重影響一個人的工作效率。
也有研究指出,一個人如何管理自己的辦公桌,可以看出一個人的個性,及一個人如何組織自己的工作。
工作環境的狀態,也會影響一個人的『行為』以及『決策』

浪費時間找東西

如果我們每天都要花『一些』時間在從堆積如山的文件堆中找東西,長久下來,可是浪費『非常多』時間在找東西。
如果有找到東西還好,要是沒找到的話,可能還需要『浪費更多時間』去重新製作這個遺失的東西。

影響工作心情

如果我們每天早上,一進到辦公室時,看到自己的辦公桌是非常整潔、條理清晰的辦公桌面,我們會得到一個愉悅的工作心情。

我們可以坐下來,好好的規劃今天的工作事項。
什麼是重要的?什麼該優先處理?
一切都會變得清晰,進而達到提升工作效率的效果。

反之,
如果我們平時的工作已經非常忙碌了,而工作環境卻非常凌亂時,心情是會大受影響的。

5個實際行動,創造清爽整潔的辦公桌

行動1. 辦公桌配置

關於辦公桌的配置,我看過許多說法以及版本,今天分享的是我認為最符合一般使用習慣的方案:

辦公桌整理配置圖
辦公桌整理配置圖

1. 電話

電話放在左前方(左撇子則在右前方),這樣才能在接電話的同時,右手可以同步作業,例如:抄寫、按滑鼠。
而電話附近最好備有便條紙,以便記下代辦事項。

2. 作業區

作業區,辦公桌正中央,閱讀、寫字、任何其他正在作業的事項,會在這裡發生。
其他時候,盡量保持淨空,才不會阻礙到下一個工作,或是阻礙使用電腦。

3. 進行中的文書

正在進行的文書可以放在左右兩側,例如:日曆、筆記本、參考書籍…等。
下班前必須整理淨空此區域,讓今天累積的文書被整理一遍,以讓明天的作業更加順暢。

4. 文具區

設置在右前方(左撇子則在左前方)放置常用的文具,以便慣用手拿取文具。接電話時也可以順手拿取文具。
可以設置幾個不同的筆筒,放置不同功能的文具,例如:工具類、筆類(筆也可再細分)、其他小工具(如:迴紋針、釘書針)

5. 文件資料

常用的參考的資料,或是跟正在進行中的作業相關的文件、書籍,如:法規、合約、報告書…等。

6. 時鐘

放在前方,不論左側或右側,只要是在眼睛輕易可以瞄到的地方就可以。
讓我們在專心做事時,不忘掌握時間。

7. 電腦螢幕

應該是目前所有工作的主要工具,當然放置在正前方。

8. 留言板

掛在前方牆面上,高度不宜太高,字體不宜太小。
可以是黑(白)板、軟木版、鐵板搭配磁鐵。

行動2. 便條紙集中管理

便條紙經常不知道要貼在哪,很多人常常貼在螢幕上,不但影響使用電腦的清爽,也可能一下子就貼滿了,然後又困擾到底還能貼哪?

最簡單的就是結合上面說的『留言板』區域統一管理,將重要的資訊直接寫在留言板上,不重要的則寫在便條紙上,以便更新。

行動3. 文件暫置區

設置一個文件暫置區,將一些不確定是否還重要的文件丟進去,同樣的,定時的檢視及整理。

因為我們常常在當下不能決定這份文件是否該繼續留著,等到過了一段時間後再回頭來決定,你會發現簡單許多。

行動4. 線路整理

電話線、充電線、螢幕線、鍵盤滑鼠線、檯燈的線…,桌面下又有更多的線,如果好好整理這些『線』,你會發現桌面空間更加清爽,且有更多的使用空間。

之後會再推薦一些『整理方法』以及『小道具』

行動5. 妥善利用收納空間

#1 分類

有邏輯的分類,讓每個東西都有它該去的地方。
我們可以試著用『顏色』或是『標籤』 去區分每個區域的屬性,這樣自己就不會忘記,也比較不容易亂掉。

#2 善用收納小物

市面上有許多辦公桌使用的收納小物,有許多收納小物設計不但符合使用需求,也講求質感,讓使用體驗更加舒適。

#3 善用牆面

牆面除了可以掛『留言板』以外,還有很多收納的作用,我們也可以將常用的工具掛在牆上,容易找,也容易取得。

牆面的利用

3個正確觀念,讓你輕鬆保持清爽的辦公桌

建立正確的觀念及培養良好的習慣,將讓你的辦公桌持續保持在最佳的狀態,而不至於每次整理好辦公桌後,過了沒多久,又恢復成原來的混亂狀態。

觀念1. 物歸原位

使用完的東西,習慣性的將它放回原位。這個聽起來簡單的習慣,卻是忙碌的人最容易忽略的地方。

最好每天下班前,利用一分鐘的時間將桌面整理一遍,一旦我們的分類建立好之後,每樣東西都應該可以輕鬆地找到它該去的地方。

觀念2. 桌上只放最近常用的東西

最近正在處理的案子,或是每天都會用到的東西,才會放桌上。那種平常不需要,只有特定時候需要的東西,平常就盡量收起來吧。

觀念3. 定期清理桌面

座位旁邊最好放置一個垃圾桶,不需要的東西就立刻丟掉。
定時的重新整理桌面,也意味著重整目前的工作。
週期可以是每天下班前,或是每個禮拜五下班前。


結論

以上分享的整理技巧、觀念,是否對你有幫助呢?
如果覺得對你有幫助的話,記得也分享給朋友!
如果有更棒的想法,也歡迎在文章下方留言,跟大家分享喔!

延伸閱讀:5個技巧創造舒服的自宅辦公空間

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This Post Has 3 Comments

  1. Nina

    這我很需要!!常常收完過一下子又亂了QQ 看來我有點需要留言板!

  2. Tim

    很喜歡你這些質感爆棚的設計或圖片,在這種環境下辦公心情真的會大好。
    我們總是認為只要把東西整理好,就能有完美的辦公環境。殊不知有時候善用些小工具,或是多注意些小細節,就能讓自己每天都更快樂一點。非常實用的好文~

    1. simon

      沒錯!!其實養成正確習慣反而比較重要喔!!

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